Datenschutzerklärung
Stand: März 2026
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die App SpeechDone (im Folgenden „wir“, „uns“) personenbezogene Daten verarbeitet.
1. Verantwortlicher
via·now
E-Mail: privacy@via-now.com
2. Welche Daten wir erheben
- Audioaufnahmen: Sprachaufnahmen, die Sie über die Tastatur aufnehmen.
- Geräte-ID: Eine zufällig generierte, nicht rückverfolgbare Kennung zur Authentifizierung.
- Transkriptions- und Ergebnistexte: Die aus Ihrer Sprache erzeugten Texte.
3. Wie wir Daten verarbeiten
- Transkription: Ihre Audioaufnahme wird an OpenAI (USA) gesendet, um sie in Text umzuwandeln. OpenAI speichert keine Daten, die über die API gesendet werden, zu Trainingszwecken.
- Umformulierung/Übersetzung: Der transkribierte Text wird an Anthropic (USA) gesendet, um ihn zu überarbeiten, zu bearbeiten oder zu übersetzen.
- Beide Dienste werden über deren APIs gemäß Standardvertragsklauseln (SCCs) für internationale Datenübermittlungen genutzt.
4. Datenspeicherung und -aufbewahrung
- Audio: Aufnahmen werden ausschließlich im Arbeitsspeicher verarbeitet und unmittelbar nach der Transkription verworfen. Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung von Audiodaten.
- Geräte-ID: Die Geräte-ID wird in Redis mit einer Aufbewahrungsfrist (TTL) von 90 Tagen gespeichert. Danach wird sie automatisch gelöscht.
- Texte: Transkriptions- und Ergebnistexte werden nur für die Dauer der Verarbeitung im Arbeitsspeicher gehalten und nicht serverseitig gespeichert.
5. Serverstandort
Unser Server befindet sich bei Hetzner in Deutschland. Alle Daten werden gemäß der DSGVO verarbeitet.
6. Drittanbieter (Auftragsverarbeiter)
Wir haben mit allen Auftragsverarbeitern Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
- OpenAI, Inc. (San Francisco, USA) – Spracherkennung/Transkription (Whisper API). Datenschutzrichtlinie · DPA
- Anthropic, PBC (San Francisco, USA) – Textverarbeitung (Umformulierung, Bearbeitung, Übersetzung). Datenschutzrichtlinie
- Gladia SAS (Paris, Frankreich) – Spracherkennung/Transkription (EU-Alternative). Terms & DPA
- Mistral AI (Paris, Frankreich) – Textverarbeitung (EU-Alternative). Datenschutzrichtlinie · DPA
- Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland) – Server-Hosting. Datenschutzrichtlinie
Für die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA (OpenAI, Anthropic) gelten Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Gladia und Mistral verarbeiten Daten ausschließlich in der EU.
7. Cookies, Tracking und Analysen
SpeechDone verwendet keine Cookies, kein Tracking und keine Analysedienste. Wir erfassen keinerlei Nutzungsstatistiken.
8. Ihre Rechte (DSGVO)
Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem gängigen Format erhalten.
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen.
- Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
9. Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
privacy@via-now.com
English
Privacy Policy
Last updated: March 2026
This privacy policy explains how the SpeechDone app ("we", "us") processes personal data.
1. Data Controller
via·now
Email: privacy@via-now.com
2. What Data We Collect
- Audio recordings: Voice recordings you make through the keyboard.
- Device ID: A randomly generated, non-traceable identifier used for authentication.
- Transcription and result texts: The texts produced from your speech.
3. How We Process Data
- Transcription: Your audio recording is sent to OpenAI (USA) to convert it to text. OpenAI does not store data sent via the API for training purposes.
- Rewriting/Translation: The transcribed text is sent to Anthropic (USA) for rewriting, editing, or translation.
- Both services are used via their APIs under Standard Contractual Clauses (SCCs) for international data transfers.
4. Data Storage and Retention
- Audio: Recordings are processed exclusively in memory and discarded immediately after transcription. No audio data is stored persistently.
- Device ID: The device ID is stored in Redis with a time-to-live (TTL) of 90 days. After that, it is automatically deleted.
- Texts: Transcription and result texts are held only in memory for the duration of processing and are not stored on the server.
5. Server Location
Our server is hosted by Hetzner in Germany. All data is processed in accordance with the GDPR.
6. Third-Party Services (Sub-processors)
We have concluded Data Processing Agreements (DPAs) with all sub-processors in accordance with Art. 28 GDPR.
- OpenAI, Inc. (San Francisco, USA) – Speech recognition/transcription (Whisper API). Privacy Policy · DPA
- Anthropic, PBC (San Francisco, USA) – Text processing (rewriting, editing, translation). Privacy Policy
- Gladia SAS (Paris, France) – Speech recognition/transcription (EU alternative). Terms & DPA
- Mistral AI (Paris, France) – Text processing (EU alternative). Privacy Policy · DPA
- Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Germany) – Server hosting. Privacy Policy
For transferring personal data to the USA (OpenAI, Anthropic), Standard Contractual Clauses (SCCs) per Art. 46(2)(c) GDPR apply. Gladia and Mistral process data exclusively within the EU.
7. Cookies, Tracking, and Analytics
SpeechDone uses no cookies, no tracking, and no analytics services. We do not collect any usage statistics.
8. Your Rights (GDPR)
You have the following rights regarding your personal data:
- Right of access (Art. 15 GDPR): You may request information about your stored data.
- Right to erasure (Art. 17 GDPR): You may request deletion of your data.
- Right to data portability (Art. 20 GDPR): You may receive your data in a common format.
- Right to object (Art. 21 GDPR): You may object to the processing of your data.
- Right to lodge a complaint: You have the right to file a complaint with a data protection supervisory authority.
9. Contact
For privacy-related questions, please contact:
privacy@via-now.com